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Cuando emprendes en Internet, una de las claves para ser más productivo es la automatización. En este curso aprenderás todo lo que tienes que saber para empezar desde cero en el mundo de las automatizaciones. Cómo detectar tareas y procesos de tu día a día que los podría hacer un bot por ti, los conceptos básicos, todas las funcionalidades y técnicas avanzadas, así como un montón de trucos que te harán ahorrar mucho tiempo en tu proyecto.

Está basado en Make.com, pero puedes aplicarlo en cualquier herramienta ya que todo lo explicado es extrapolable en otras plataformas.

Productividad con automatizaciones desde cero

Aunque este curso sea en audio, y no tengamos el apoyo de vídeo para demostrar la parte técnica paso a paso, espero que en este curso comprendas los conceptos fundamentales de la automatización de tareas y procesos, y te pique el gusanillo para crear las tuyas para tu proyecto o facetas personales.

1. Qué es la automatización

Aunque este curso sea en audio, y no tengamos el apoyo de vídeo para demostrar la parte técnica paso a paso, espero que en este curso comprendas los conceptos fundamentales de la automatización de tareas y procesos, y te pique el gusanillo para crear las tuyas para tu proyecto o facetas personales.

¡Muy buenas! Soy Elias Gómez y te doy la bienvenida al audio curso de "No es asunto vuestro" de productividad con automatizaciones desde cero. Lo primero, un disclaimer. En este curso os voy a intentar descubrir el mundo de la automatización. Por supuesto, si tuviéramos soporte visual habría algunas cosas que se entendería mucho mejor, pero aún así espero que os pique el gusanillo y que queráis empezar a automatizar vuestros procesos o vuestras tareas. Que una vez que se empieza ya no vais a poder parar. Dicho esto, ¡comenzamos! Bien, ¿qué es esto de la automatización? Básicamente consiste en encargarle a un ordenador, a un software que ejecute una tarea que haríamos nosotros manualmente bien de forma parcial o bien de forma total. Vamos, lo que viene siendo un "if this then that", alguno de vosotros seguro que conocerá esta herramienta, que lo que hace es, cuando pasa una cosa en una aplicación o en una herramienta, ejecuta otra acción en otra herramienta o en otra aplicación. Básicamente este es el concepto principal y desde hace mucho tiempo tenemos herramientas como Twitterfeed, que era una herramienta que te permitía publicar en Twitter las entradas de tu blog desde el FeedRSS. En esencia vendría a ser lo que hoy se llama automatización, aunque hoy en día tenemos sistemas mucho más flexibles y mucho más versátiles. Para empezar podemos hacer no solo una acción, sino varias acciones seguidas después de un mismo evento o disparador. Y además por el camino podemos hacer todo tipo de triquiñuelas como filtros, condicionales, guardar variables, etc. Y además las herramientas más populares de automatización incluyen conexión o integración con cientos y cientos de aplicaciones y servicios. Y ¿para qué sirve todo esto? ¿Qué ventajas puede tener automatizar nuestras tareas? Bueno, la más evidente es la productividad. Una vez que tenemos a un software haciendo tareas por nosotros, podemos emplear nuestro tiempo en realizar una actividad de mayor esfuerzo intelectual o que simplemente sea más rentable para nuestra empresa. Otro de los beneficios es que evitamos fallos, porque si esa tarea la hacemos nosotros de forma manual podemos cometer algún fallo, ya sea con copiar o pegar, o nos equivocamos de pestaña del navegador, etc. Pero la máquina cuando tú le dices que ponga un dato en un campo siempre lo va a hacer así. Con lo cual vamos a prevenir este tipo de fallos humanos y además todas las tareas se van a realizar de forma uniforme, siempre de la misma manera, por lo que nuestros procesos se vuelven más confiables. Otra ventaja de las automatizaciones, al menos si las realizamos con este tipo de herramientas modernas, es que no necesitamos programar, ya que todas ellas estarían incluidas dentro de la categoría No Code, con una interfaz visual muy sencilla de utilizar que cualquier persona con familiaridad con la informática y los ordenadores en general y que entienda el proceso que quiere automatizar, podrá utilizar sin problemas. Por supuesto, si entiendes de funciones, APIs, tipos de datos, etc. te será más sencillo utilizar algunas de las herramientas avanzadas y podrás hacer automatizaciones más complejas y más poderosas, por supuesto. Y por el motivo anterior tenemos otras de las ventajas, y es que existe y cada vez que rece más un ecosistema de profesionales que se dedican a este mundo del No Code y en particular a las automatizaciones, que nos garantiza que siempre vamos a tener un profesional a nuestra disposición para que nos ayude o implemente las automatizaciones que necesitemos. Y por último, pero no por ello menos importante, la personalización. La posibilidad de integrar cualquier servicio de forma tan pormenorizada nos permite crear aplicaciones a medida de nuestras necesidades, de una forma muy detallada que nos costaría miles de euros si lo encargásemos a una compañía de software, pero que sobre todo cubrirá exactamente las necesidades que tengamos y funcionará exactamente como nosotros decidamos. Bueno, ¿y cómo lo hacemos? ¿Qué herramientas tenemos que utilizar? La verdad es que en los últimos años han surgido un montón de opciones entre las que elegir, siendo Zapier e Integromat las más conocidas a día de hoy. Tenemos un rango de precios muy amplio, desde las herramientas empresariales que cuestan cientos de euros al mes, hasta un montón de servicios que tienen precios contenidos e incluso prueba gratuita. Y es que hasta Microsoft tiene su herramienta llamada Microsoft Flow. No olvidemos mencionar que algunas de ellas tienen oferta para toda la vida en AppSumo.com. Es más, incluso tenemos alternativas Open Source que te puedes instalar en tu propio servidor como N8N. Siempre que elijáis una herramienta más o menos popular, no tendréis problema para utilizar los principales servicios y aplicaciones, ya que son los primeros con los que añaden compatibilidad. Yo empecé con If This Then That hace un montón de años y por aquel entonces no tenían compatibilidad con demasiados servicios, además de que sus recetas, que es como se llamaban, eran muy sencillas y solo permitían un paso. En 2016 empecé a utilizar Zapier de forma intensiva para uno de mis proyectos y tras unos meses se me quedó pequeño y acabé descubriendo IntegroMAT. Esta es la herramienta que utilizo actualmente y algunas de las cosas que os voy a explicar hacen referencia a la nomenclatura que tienen en esta plataforma. No obstante, muchas de ellas también existen en el resto de plataformas y son extrapolables a la herramienta que finalmente utilicéis. Hasta aquí los conceptos básicos, que la verdad es que han sido un poco abstractos, así que nos vemos en las siguientes lecciones donde iremos viendo casos prácticos y muchos ejemplos. Y si tienes dudas, consejos o sugerencias, te espero en eliasgómez.pro [Música] [MÚSICA]

Lo más importante y más básico en una automatización, es saber diferenciar las dos partes que la componen: el disparador (o trigger) y la acción o acciones.El disparador es el evento o suceso que tiene lugar e inicia la automatización, y las acciones son las tareas o pasos que le siguen.

2. Conceptos básicos

Lo más importante y más básico en una automatización, es saber diferenciar las dos partes que la componen: el disparador (o trigger) y la acción o acciones.El disparador es el evento o suceso que tiene lugar e inicia la automatización, y las acciones son las tareas o pasos que le siguen.

Muy buenas, soy Elias Gómez y te doy la bienvenida al audio curso de "No es Asunto Vuestro" de productividad con automatizaciones desde cero. Ahora que ya sabemos en qué consiste este mundillo de la automatización, vamos a conocer los conceptos básicos, los conceptos fundamentales de esta materia para poder iniciarnos sin ningún tipo de problema. Como sabemos, una automatización consiste en realizar unas acciones, una o varias, cuando sucede un evento, cuando se activa un disparador. En inglés se le conoce como trigger, puede ser una nueva venta en tu tienda online, un nuevo contacto añadido a tu CRM, un nuevo suscriptor en tu lista de email marketing o un nuevo envío de formulario en tu web por poner unos ejemplos. El otro tipo de módulo o elemento que podemos tener en este tipo de herramientas es la acción, que es cualquier cosa que queramos hacer en nuestra aplicación o herramienta. Me viene a la mente el acrónimo CRUD del inglés "Create, Read, Update, Delete", lo que viene a ser "Crear, Leer, Actualizar o Borrar", que son las acciones básicas que podemos hacer en una base de datos, en una API, etc. Y os pongo ahora algunos ejemplos para que lo entendamos mejor. Crear un contacto en Google Contacts, obtener un pedido de nuestra tienda online en bookcommerce, actualizar un evento en Google Calendar, eliminar un registro en Eartable y cualquier tipo de acción de publicar, leer, actualizar o borrar que soporten nuestras aplicaciones como publicar en redes sociales, eliminar filas de un Google Seeds, obtener un nuevo post de nuestro blog en WordPress o enviar un email desde nuestra cuenta de Gmail. Lo más importante de todo esto es tener clara la diferencia entre trigger y acción, o disparador y acción, ya que hay gente que los confunde y quizás ve una acción que se llama "Crear contacto" y se piensa que es el evento de cuando se crea un contacto. Normalmente estas herramientas utilizan verbos como "watch", "vigilar" o "revisar" podríamos decir en inglés. Y en cualquier caso nos daremos cuenta porque la acción siempre nos pide los datos para la acción que queremos hacer, si es crear un nuevo post en WordPress nos va a pedir el título, el contenido, la categoría, etc. Sin embargo, si es el disparador de nuevo post no nos va a pedir esos datos, sino como mucho nos va a pedir el estado del post, el autor o algún otro filtro muy básico, pero nunca nos preguntará el título o el contenido del post. Así que ya lo sabéis, trigger o disparador es el evento que sucede y que hace que se active nuestra automatización. Y acción en general, pues cualquier cosa que vaya a hacer nuestra automatización tras ese disparador. Otro concepto importante es el de la programación, es decir, la frecuencia o la cantidad de veces que queremos que se ejecute nuestra automatización. Me he encontrado con muchos casos en los que la persona deja la configuración por defecto, que en Integromat es de 15 minutos, con lo cual la automatización consume un montón de operaciones. Yo suelo ser bastante conservador, hay cosas que las consulto cada día o como mucho cada 6-12 horas o incluso hay cosas que no necesito que se comprueben muy a menudo y las pongo una, dos, tres veces por semana. Podemos programar nuestra automatización en base a una cantidad de minutos, por ejemplo cada 15 minutos, el mínimo en los planes gratuitos de Integromat es de 5 minutos. Pero es que además tenemos una programación avanzada donde podemos crear diferentes franjas en las que indicamos que se ejecute, por ejemplo los lunes de 6 a 10 y los miércoles de 3 a 7 de la tarde. Y después tenemos opciones de ejecutarlo una única vez, cada día, días de la semana, ambas opciones con la opción de especificar la hora, días concretos del mes, escogiendo el número del 1 al 31, o incluso fechas concretas, es decir, eligiendo no solo el día del mes sino el mes en el que queremos que se ejecute. Lo importante es que decidáis una frecuencia que se ajuste a vuestras necesidades y también a vuestro bolsillo. Y como lo prometido es deuda os voy a contar algunos ejemplos de automatizaciones básicas, sencillas, que yo creo que todos vais a entender perfectamente y que si no la vais a aplicar en vuestros proyectos, al menos os parecerá que tienen sentido. La primera sería la de copiar contactos, bien sea a tu CRM, a tu Google Contacts, a tu sistema de email marketing, puede ser una persona que ha rellenado un formulario de contacto, un cliente que ha hecho una compra en tu tienda online, o como es mi caso, una persona cuyos datos has guardado en AirTable y quieres que se te copien a tu cuenta de Google para poder ver su contacto directamente en el móvil. Otro ejemplo que me gusta mucho es el de las citas o eventos. Si en tu empresa o proyecto generas citas para reuniones o entrevistas con tus clientes, colaboradores o cualquier otra persona, puedes hacer que se copien desde tu CRM, que podría ser AirTable, o el software que utilices, a tu cuenta de calendario, por ejemplo Google Calendar. Lo bueno de esto es que no solo se copiará el título y la hora, etcétera, sino que además podrás añadir la ubicación y en el caso de que tengas que hacer un transporte te lo sugerirá el propio software de navegación, podrás hacer que se actualice en caso de que ese evento tenga algún cambio, como un cambio de hora o un cambio de lugar, o que si por lo que sea ese evento se anula, se elimine automáticamente de tu calendario. Y por último vamos con uno de dinero. Supongamos que tienes una hoja de cálculo online en la que llevas tus ingresos y gastos, tus cuentas financieras. Podrías hacer que cada pago que te hacen en tu cuenta de Stripe se refleje en una fila en ese Google Sites y de esa forma no tendrás que copiar manualmente cada uno de los ingresos. Son ejemplos muy tontos y que quizás hay alguno que no le veáis sentido, pero es para que entendáis la mecánica y si os encienda el chip y empecéis a tener ideas para hacer vuestras propias automatizaciones. En próximas lecciones lo iremos complicando un poquito. Y si tienes dudas, consejos o sugerencias, te espero en eliasgómez.pro [Música] [MÚSICA]

Ahora que sabes hacer una automatización sencilla, en esta tercera lección te voy a explicar algunos módulos especiales y algunas funcionalidades que nos permiten tener control sobre el proceso que estamos automatizando.

3. Controla el flujo

Ahora que sabes hacer una automatización sencilla, en esta tercera lección te voy a explicar algunos módulos especiales y algunas funcionalidades que nos permiten tener control sobre el proceso que estamos automatizando.

¡Muy buenas! Soy Elias Gómez y te doy la bienvenida al audio curso de "No es asunto vuestro" de productividad con automatizaciones desde cero. Ahora que ya sabemos hacer una automatización sencilla, vamos a complicar un poco las cosas y vamos a aprender a controlar perfectamente todo el flujo de nuestra automatización. En esta lección os voy a explicar algunos de los módulos o funcionalidades que nos ayudan a controlar más en detalle las acciones que harán o no nuestras automatizaciones. La funcionalidad más básica para controlar nuestro flujo es el filtro. Este es un proceso que se puede hacer entre el disparador y la acción o entre un par de acciones, que nos permite evaluar un dato que hemos recibido y en base al mismo decidir si el escenario continúa o directamente separa. El caso más sencillo de uso sería cuando el disparador, el trigger, puede activarse en más de un escenario. Por ejemplo, en una aplicación de facturación, el disparador de Watch Invoices, de vigilar facturas, puede ser activado tanto para las facturas nuevas como para las facturas actualizadas, es decir, el módulo no nos permite especificar al detalle qué tipo de facturas queremos vigilar o recibir. Y por tanto, si quisiéramos por ejemplo activar el escenario solo con las nuevas facturas creadas, podríamos colocar un filtro que compruebe un valor de los datos recibidos, por ejemplo la fecha de creación o alguna propiedad que nos indique que es una nueva factura, y solo continuar con el resto de acciones si la condición se cumple. En el caso de Integromat, tan solo tenemos que pulsar en la línea que une dos módulos y podremos añadir todas las condiciones que queramos. En el caso de Zapier añadimos un nuevo módulo llamado Filter que es nativo de la propia plataforma. En ambos casos nos consumirán operaciones o tareas, con lo cual es más o menos equivalente. Lo interesante es que en ambas plataformas podemos añadir más de una condición y combinarlas con el típico operador OR o AND, es decir, que se cumpla una de las condiciones o todas las condiciones. Es más, se pueden crear varios grupos de condiciones vinculados con el operador OR, y a su vez los grupos estar vinculados con el operador AND, con lo cual se tendría que cumplir una de las condiciones de cada grupo. Os pongo otro ejemplo real que tengo en uno de mis escenarios, que consiste en registrar las actividades que hago en Strava en la aplicación de registro de ejercicio. Pues resulta que el módulo de obtener actividades es compartido con el de Atletas. No sé muy bien lo que es un atleta, pero yo lo que hago nada más empezar el escenario es filtrar para saber si eso que me ha llegado es una nueva actividad. En mi caso creo que nunca se dispara por el tema de los atletas, pero no está de más asegurarse que se ejecuta solo cuando nosotros queremos gracias a los filtros. Venga, y nos vamos con otro módulo, otra funcionalidad que está muy relacionada con la anterior. Se trata del módulo de Router, que se encarga de enrutar, como su propio nombre indica, el escenario por más de una ruta. Lo habitual es colocar un filtro entre el router y el siguiente módulo de esa ruta, para que todas las actividades que van por esa ruta sean condicionales. A veces yo coloco un router simplemente para tener las acciones de la misma plataforma agrupadas en una ruta. Por ejemplo, si voy a buscar un contacto y después crearlo en caso de que no exista, pues lo hago en una rama porque va todo en la misma aplicación y me parece que queda más ordenado. Pero bueno, lo habitual es que cada ruta tenga una condición inicial para que estas acciones se realicen de forma condicional. De hecho, el router de Integromat permite dejar una ruta como por defecto, es decir, que solo se ejecutará si no se ejecutan las otras rutas. En el caso de Zapier hay una funcionalidad equivalente, se llama paths, o sea, rutas, aunque hay que señalar que solo está disponible a partir del plan profesional, que cuesta 49 dólares al mes si pagas anualmente. Bueno, pues ya con los filtros y los enrutadores tenemos una gran capacidad de personalizar nuestro escenario en base a nuestras necesidades. Por ejemplo, si en un email ha venido un archivo adjunto para añadirlo o no. Como he comentado antes, buscar un elemento, por ejemplo, un contacto en nuestra lista de newsletter y poner un filtro para editarlo o borrarlo solo si existe, porque si no nos daría un error. Y un último ejemplo que yo tengo implementado es que cuando comparto algo en redes sociales a través de buffer, compruebo si se trata o si incluye una imagen para entonces publicarlo en Pinterest. Una forma, no sé si de controlar el flujo como tal, pero sí de tener más control y más opciones a la hora de hacer nuestra automatización, es tener en cuenta que a veces vamos a necesitar módulos intermedios. En muchas ocasiones un escenario, una automatización, se activa por un módulo del tipo "vigilar", no? Sucede un evento, por ejemplo, en el que se crea un pedido en bookommerce. El problema que podemos tener es que la información que nos llega es la del propio evento y no la del pedido. Es decir, que tendremos un ID del evento, una hora en la que ha sucedido dicho evento, el tipo de objeto que lo ha generado, en este caso un pedido, pero no tendremos los datos del pedido como tal y si queremos acceder a ellos tendremos que colocar un módulo intermedio, como yo le llamo, que nos permita obtener el pedido, porque lo que sí tenemos es el identificador del objeto que ha generado el evento, es decir, el ID del pedido. Es un error que me he encontrado en ocasiones en consultorías y proyectos donde te dicen muy sorprendidos que no tienen acceso a esa información, que están obteniendo los nuevos pedidos y que no tienen la información de los mismos. Pues en casos como este y otros muchos en los que necesitamos obtener una información intermedia, podemos siempre añadir todos los módulos que necesitemos como si fueran funciones de programación para obtener esos datos que nos faltan. Y por último hoy os quiero hablar de los webhooks. A ver si soy capaz de explicaros lo que es de una forma sencilla. Un webhook no es más que una URL que sirve como punto de entrada para notificar a la web en cuestión de que queremos que haga algo, además recibiendo datos que puede manipular en dicha acción. Vamos con un ejemplo práctico. En todas estas plataformas, incluyendo el table que tiene sus propias automatizaciones, hay un tipo de disparador que es webhook. La plataforma nos dará una URL que contendrá el dominio web de la misma, que es una dirección de la plataforma. Si nosotros accedemos a dicha URL en nuestro navegador, se estará ejecutando el disparador, porque la plataforma está escuchando, esperando a recibir una llamada HTTP a dicha URL. Yo creo que el caso de uso más claro para este tipo de disparadores es el envío de datos desde un formulario. Por ejemplo, para la mayoría de plugins de formularios de WordPress tienen add-ons que permiten añadir una acción tras el envío del formulario, igual que se envía un email o se guarda en la base de datos, añadimos una llamada a nuestro webhook en Integromat o en la plataforma de nuestra preferencia. Lo normal es que con esta llamada se envíen todos los datos que se han introducido en el formulario, aunque estos add-ons normalmente te permiten configurarlo. En cualquier caso, lo importante es que Integromat o Zapier recibirán la llamada de que tienen que activar ese escenario y además recibirán los datos que se han enviado en el formulario. Por ejemplo, puede ser un simple formulario de contacto que queremos almacenar en un Google Sites o en un Eartable. Podemos recibir un formulario de compra, porque yo por ejemplo mis consultorías las vendo con Gravity Forms con el add-on de Stripe, pues también mando un webhook a Integromat y puedo por ejemplo generar la factura correspondiente en base a este envío de webhook. O por poner el ejemplo del formulario más sencillo que se me ocurre sería el de suscripción a una newsletter donde solo pedimos el email. Pues bien, la automatización recibirá la llamada al webhook y el email que nosotros podremos añadir a nuestro sistema de email marketing. Hasta aquí la lección de hoy con herramientas y módulos auxiliares que nos permitirán tener más control sobre nuestros escenarios. 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Hemos aprendido algunos módulos importantes para poder hacer flujos complejos, y ahora vamos a conocer los módulos y funciones raritas que nos permitirán hacerlos más versátiles y potentes.

4. Herramientas avanzadas

Hemos aprendido algunos módulos importantes para poder hacer flujos complejos, y ahora vamos a conocer los módulos y funciones raritas que nos permitirán hacerlos más versátiles y potentes.

Muy buenas, soy Elias Gómez y te doy la bienvenida al audio curso de "No es Asunto Vuestro" de productividad con automatizaciones desde cero. En la lección anterior vimos algunos módulos y herramientas que nos permiten hacer automatizaciones más complejas y hoy vamos a descubrir varios módulos y funcionalidades avanzadas que nos van a dar mucha más flexibilidad y potencia en nuestros escenarios. Empezamos con la aplicación HTTP, consiste en una serie de módulos nativos del propio Integromat que nos permiten hacer este tipo de llamadas incluyendo autenticación si fuera necesario, aunque también nos permite hacer una llamada HTTP básica. Nos ofrece personalizar la URL a la que queremos llamar, el método GET, POST, etc. Podemos personalizar las cabeceras, así como las query string y por último el tipo de cuerpo que vamos a enviar. Dependiendo de este último, podremos elegir el tipo de contenido y por supuesto el contenido en sí. Nos da la opción de "parsear" la respuesta, no sé que otro verbo utilizar aquí, para que en el caso de recibir un JSON o un XML nos lo convierta a un formato que podamos utilizar directamente en los siguientes módulos. Hay algunas otras opciones avanzadas, pero lo más importante es ¿para qué nos puede servir esto? Pues podríamos hacer llamadas API a cualquier otro servicio que no esté soportado por IntegraMAT nativamente, pero que disponga de una API abierta. Esto que en principio puede sonar muy sofisticado, en ocasiones es tan sencillo como colocar la URL y una pequeña cabecera para autenticarte con una clave de API. Si por ejemplo solamente queremos obtener un contacto a través de su email de un servicio de email marketing, podría ser tan sencillo como lo acabo de contar. Otra utilidad para este tipo de módulo sería el de hacer una llamada cualquiera a una URL. Supone que tenéis en una web una función preparada para que al acceder a una URL concreta haga algo en la web. Que esto es lo que vendría a ser un webhook, por cierto. Pues simplemente tendríamos que utilizar este módulo Make a Request a esa URL. De hecho, como os acabo de contar, algunos ya habréis pensado que de esta manera podemos llamar a otros escenarios que empiecen con un webhook. Yo por ejemplo lo utilizo en algunos de mis proyectos para compartir en redes sociales desde distintos disparadores que finalmente llaman al escenario que realmente es el que añade el contenido a la programación de redes sociales. Otro de los módulos interesantes de esta herramienta nativa de HTTP es el de Get a File, obtener un archivo. En muchas ocasiones un disparador o un módulo anterior nos devuelve la información de un archivo o de un fichero adjunto como una URL. Es decir, no nos devuelve los datos binarios como tal que conforman el archivo. Y con este módulo podemos obtener dicho archivo a través de esta URL para posteriormente subirlo a algún otro módulo que nos solicite un archivo como tal. Por ejemplo, un archivo a Google Drive o a Dropbox. La verdad es que este módulo no tiene mucho misterio, no hay nada más que explicar. Así que nos vamos ya con la siguiente herramienta, que es el Text Parser. El primer módulo sería el de Match Pattern, es decir, encontrar patrón o algo así, que nos permite indicar una expresión regular para encontrar un texto que tenga unas características concretas, como por ejemplo un email. Yo creo que esto es lo que mejor vamos a entender todos y yo lo utilizaba por ejemplo en los emails que me llegaban de un servicio que utilizaba para recopilar feedback en audio donde el usuario rellenaba su email y yo lo quería extraer para tener en eartable todos esos mensajes almacenados con el email del usuario por si acaso le tenía que contactar. El problema es que esta dirección de email viene en el cuerpo del mensaje, no viene en un campo concreto ni es el remitente y la única forma de encontrarlo es buscando una cadena de texto que contenga una arroba, que tenga un punto, etc. Pues bien, para esto sirve este módulo de Match Pattern, que además tiene opciones gráficas para establecer algunos de los parámetros principales de las expresiones regulares, como Global Match o Multiline. Si estéis acostumbrados a utilizar estas regular expressions seguro que os parece muy útil y le sacareis mucho partido. Y en esta categoría tenemos otros dos módulos muy interesantes, uno que se llama Obtener elementos de HTML y nos permite, por ejemplo dentro del contenido de un post, identificar las imágenes, los iframes o los elementos a los enlaces. De momento no permite identificar ningún otro tipo de elemento, aunque por supuesto a través de expresiones regulares podríamos conseguirlo. Y por último tenemos el de HTML a Texto, que hace lo que indica su nombre, transformando el código HTML a texto con formato. Nos vamos con otro bloque que se llama Tools, Herramientas. La primera es el Basic Trigger, disparador básico, y nos sirve para iniciar una automatización en base a una programación, pero sin ningún evento particular que tenga que suceder. Yo lo suelo combinar con un módulo de Search, para por ejemplo buscar registros en Airtable y hacer algo con ellos. Muy sencillito pero muy útil. También tenemos los módulos de Establecer Variable y Leer Variable, lo que nos permite guardar variables, por ejemplo cuando utilizamos el módulo de Router. Si en una ruta tenemos acceso a un dato y queremos acceder a él desde otra de las rutas, tendremos que guardarla en una variable y después accederla. En el futuro van a crear un nuevo módulo llamado Converger para poder fusionar esas dos rutas y no tener que hacer este truquillo, aunque la verdad es algo que lleva varios años pendiente. Otro de los usos que se puede dar a las variables es simplemente debuggear. Cuando tenemos una fórmula un poco compleja y no sabemos en dónde nos está fallando o por qué no nos está funcionando, podemos guardarlo en una variable para después poder ver en una prueba qué valor está guardando. Otro módulo sencillo pero bastante útil es el de Espera. Añadimos el módulo y establecemos una cantidad de segundos con un máximo de 300, o sea, 5 minutos. Y el escenario se parará en ese punto del proceso hasta que se termine dicha espera. Y por último en esta categoría quiero mencionar los agregadores. Son módulos que nos permiten unificar, agregar los datos de varios registros en una única variable u objeto. Por ejemplo, imaginar que recorreis un listado de contactos y queréis poner una lista de sus nombres en el cuerpo de un email. Pues en lugar de recorrer toda la lista simplemente podéis hacer que todos esos nombres formen parte de una misma cadena de texto. Vamos con otra categoría o aplicación nativa que es la de Mime. Con esta podemos obtener el Mime Type o la extensión de un archivo. Por ejemplo, para colocarle la extensión a un archivo que estamos subiendo a nuestro Google Drive de una factura en PDF. Y acabamos ya con las categorías de módulos con la de Flow Control, controlar el flujo. Aquí tenemos varios módulos muy interesantes. El primero es el iterator, sería la equivalencia en programación a un bucle. Y nos permite recorrer una lista de elementos que sean parte de un único registro que nos ha devuelto nuestra operación anterior para hacer algo con ellos. Por ejemplo, imaginaos que todos los adjuntos de algunos emails en concretos queréis subirlos a vuestro Dropbox. El problema es que el módulo "subir archivo" solo admite un archivo. Entonces, si en el email vienen más de un archivo, ¿cómo lo hacemos? Pues utilizaríamos el módulo iterator para recorrer esa lista de adjuntos y que si hay, por ejemplo, tres archivos, se ejecute la siguiente acción tres veces, es decir, se suban los tres ficheros. Por el lado contrario tenemos el aggregator, es decir, hacer justamente lo contrario. Suponed que cada día los archivos que hay en una carpeta de vuestro Dropbox se tienen que enviar en un email. Pues colocaríamos este módulo que nos juntaría todos esos archivos y se podrían utilizar de forma conjunta en la siguiente tarea de enviar un email. Y por último, si el iterator sería una especie de forage, vamos con el repeater, que sería una especie de for, un bucle en el que repetimos un número de veces una acción. Todo lo que pongamos detrás de este repeater se ejecutará el número de veces que hayamos establecido. Por último, os voy a explicar un par de características muy interesantes que nos van a hacer nuestros flujos mucho más potentes. La primera es un módulo que está en muchas de las herramientas con las que tiene integración IntegroMAT. Se llama Make an API Call y nos permite, desde una interfaz gráfica, realizar una llamada API al servicio en cuestión, sea este Stripe, Airtable o el que sea. Esto nos permite realizar acciones que no están contempladas por los módulos nativos de la propia herramienta, dentro de IntegroMAT o Zapier o la plataforma que sea, que nos dará acceso a datos que de otra manera no podríamos consultar. Y como no, también disponemos de funciones. Igual que en cualquier otro tipo de lenguaje de programación, en estas plataformas disponemos de funciones matemáticas, como hacer operaciones, sumar, restar, dividir, etc. Hacer redondeos, formatear un número, etc. Por supuesto también para cadenas de texto, transformar mayúsculas y minúsculas, quitar espacios, buscar y reemplazar, consultar la longitud de una cadena de texto. Para las fechas, añadir y restar unidades de tiempo, como días, minutos, etc. Formatear un valor de fecha en una cadena de texto específica. Y lo contrario, parsear una cadena de texto y transformarla en una fecha. Y la última categoría, que es la de los Arrays o Listas o Colecciones, donde podemos fusionarles, darles la vuelta, consultar la longitud, etc. Ya hemos dicho, como en cualquier lenguaje de programación. Y con esto terminamos de ver todas estas herramientas y funcionalidades avanzadas, y en la siguiente lección veremos cómo encontrar ideas para nuestras automatizaciones. Y si tienes dudas, consejos o sugerencias, te espero en eliasgómez.pro [Música] [MÚSICA]

Ahora que ya sabemos crear automatizaciones y controlar todas las herramientas y funcionalidades, es hora de ponernos manos a la obra. Pero, ¿cómo encontrar ideas? Os doy algunos consejos.

5. Detectar ideas de automatización

Ahora que ya sabemos crear automatizaciones y controlar todas las herramientas y funcionalidades, es hora de ponernos manos a la obra. Pero, ¿cómo encontrar ideas? Os doy algunos consejos.

¡Muy buenas, soy Elias Gómez y te doy la bienvenida al audio curso de "No es asunto vuestro" de productividad con automatizaciones desde cero! Bueno, ahora que sabemos utilizar casi todos los módulos y funcionalidades de Integromat y otras plataformas ya que son muy equivalentes, solo nos queda empezar a pensar qué cosas podríamos automatizar. El mejor consejo que os podría dar es el de cambiar el chip. Es decir, que estemos atentos a ciertos estímulos que van a disparar en nuestra cabeza esa idea, esa bombillita que hace que digamos "vaya, si esto lo podría automatizar". Evidentemente esto es cuestión de práctica y cuanto más tiempo llevemos intentando detectar ideas de procesos o tareas que podemos automatizar, más fácil nos saldrán. Os lo garantizo que cuando se empieza ya no se puede parar. Vale, Elias, esto está muy bien pero es muy abstracto. Danos algunos ejemplos o algunos truquis que podamos aplicar para detectar o encontrar ideas de automatización. La primera forma y creo que quizás la más difícil es hacerlo de forma reactiva. Es decir, que nosotros estemos haciendo algo y de repente darnos cuenta de que eso lo podríamos automatizar o al menos optimizar gracias a estas herramientas. Métete esto en la cabeza. Siempre que estés haciendo un proceso tedioso, algo que no te gusta, que te aburre, que siempre piensas "¿por qué tengo que hacer esto?" parate y piensa. Esto lo podría automatizar de alguna forma. Quizás hay alguna herramienta incluso que no conozco que tiene integración con esta otra que utilizo, por ejemplo, para facturar, para enviar emails, para hacer la contabilidad. Cualquier cosa, pensad que quizás hay compatibilidad para esa herramienta. Bueno, y la reina de las tareas tediosas son las tareas repetitivas. Es posible, aunque poco probable, que una tarea repetitiva no sea tediosa o aburrida para ti. Pero en cualquier caso sería mucho más eficiente que lo hiciera una máquina por ti y que tú te dedicaras a lo realmente productivo y beneficioso para tu proyecto, como dijimos en la primera lección, ¿verdad? Pues en este caso también puedes intentar darte cuenta, percatarte de que estás haciendo algo que repites ya sea diariamente, semanalmente, mensualmente, me da igual, y pensar cómo lo podrías automatizar. Y de hecho, la otra forma de encontrar ideas para automatizar es proactivamente revisando nuestros procesos, revisando todas esas tareas que hacemos, ya sean repetitivas o no, y pensando si pueden ser parte de un proceso que podamos automatizar, aunque no sea de forma completa quizás una de las partes. Yo por ejemplo, siempre que un cliente me hace una compra, un pago de una sesión de consultoría, compruebo a ver si tengo sus datos almacenados y si tengo sus datos fiscales para la factura. En caso contrario, le mando un email pidiéndole que rellene un formulario para los datos fiscales, que a su vez en la URL lleva el identificador del cliente y me coloca en eartable, que es donde yo gestiono mi CRM, los datos fiscales del cliente para poder hacer la factura. Luego quizás la factura la hago manualmente, que no, la hago automáticamente, pero al menos habremos automatizado uno de los pasos. Y esa es la idea, ir quitándonos trabajo que no aporta valor a nuestro proyecto. Y aunque estemos hablando principalmente de empresas o freelanc de trabajo, vamos, también lo podemos aplicar a nuestra vida diaria. Que procesos hacéis sobre todo regularmente que se podrían beneficiar de la automatización. Y la otra forma proactiva que tenemos para encontrar ideas de automatización es revisar qué aplicaciones son las que más utilizamos en nuestros procesos, en nuestro negocio y búscala en la herramienta de automatización que hayas elegido. Podrás consultar un montón de ideas, de plantillas, de recetas o como lo quieras llamar, que te servirán como sugerencias de tareas que podrás automatizar. Por supuesto también podrás simplemente añadir otra de las herramientas que tú utilizas y pensar tú por ti mismo de qué forma las podrías conectar. Vamos a poner un ejemplo. Supongamos que ofrecemos algún servicio creativo, como puede ser diseño gráfico o diseño web, y queremos enviar una muestra a nuestro cliente y que la apruebe o la rechace. Es posible que lo que vaya a explicar le veáis algunas pegas o inconvenientes, pero bueno, quedaros con la idea. Le podríamos mandar automáticamente un email cuando marcamos su proyecto en nuestra web, en eartable o donde sea con el estado "revisar". Podríamos enviar un email que contuviera como adjunto un archivo que tengamos en nuestro registro, en nuestro eartable o nuestra web, y un par de enlaces que el cliente puede clicar para rechazar o aprobar la propuesta. Con un simple módulo de webhook podríamos recibir como parámetro de la URL la acción, y con un filtro podríamos hacer que si pone aprobar le cambiemos el estado a aprobado, y si pone rechazar le cambiemos el estado a rechazado. Quizás en lugar de una web podría ser simplemente un recurso como un banner o el diseño de una página, etc. Pero bueno, el caso es que no tendríamos que estar con emails para adelante y para atrás con el cliente, y con un simple click podría darnos su feedback. Por supuesto que esto lo podríamos complicar mucho más con comentarios del cliente, a través de un formulario, etc. Pero bueno, la idea es que entendierais el concepto. Y con este ejemplo y los consejillos que os he dado, espero que a partir de ahora se os ocurran un montón de ideas y procesos para automatizar. Ya lo sabéis, es cuestión de práctica y cambiar el chip. Todo el mundo a automatizar y si tienes cualquier duda puedes escribirme en eliasgómez.pro. Un saludo. [Música] [MÚSICA]

Productividad con automatizaciones desde cero

Elías Gómez

Audios

1. Qué es la automatización

2. Conceptos básicos

3. Controla el flujo

4. Herramientas avanzadas

5. Detectar ideas de automatización